Formas de Empezar el Año

  • No hacer nada
  • Siguen trabajando en la misma empresa, y después hacen el cierre contable, es lo que hace el 95% de nuestro cliente
  • Se puede dividir la base posteriormente en caso de ser necesario

Ventajas de dividir la base

1. Mejora el rendimiento (Reportes, Respaldos, acceso)

2. Disminuye el tamaño del archivo (10 Gb máximo en SQL Express)

  • Crear una nueva empresa
  • Pasar los saldos de cuentas por cobrar y pagar, inventarios, activos fijos, balance inicial a la nueva empresa, al igual que los archivos maestros.
  • No se debe modificar la empresa anterior.
  • Pasar Saldos
  • Hacer solo el cierre contable
  • Solo se deja en cero las cuentas de ingreso y egreso contable y se mueve esta diferencia a la cuenta de utilidad o pérdida.
  • Bloquear los registros para que no se puedan modificar después de realizado el cierre
  • Revisiones

Hoja firmada de las revisiones indicadas en la opción avanzado

Antes del cierre

1. No debe haber inventarios en negativo

2. Las cuentas por cobrar y pagar en negativo no se pasan

3. El balance tiene que estar cuadrado

4. No se debe realizar ninguna modificación en la empresa del año pasado

5. El sistema debe estar actualizado a la última versión

Cierre Básico

  1. Bloquear Asientos
  2.  Generar asiento de Cierre
  3.  Ver asiento generado

El proceso de cierre de período anual es optativo, si se desea se puede continuar trabajando varios años sin necesidad de realizar el cierre. En caso de que desee solo proteger la información del año pasado para que no sea modificada considere el bloqueo de registros mediante Contabilidad – Bloquear Asientos.

También puede definir períodos de trabajo en Archivo – Propiedades – Facturación en la ficha predefinido en las casillas Fecha Inicial y Fecha Final. Para definir períodos contables use la pantalla Archivo – Propiedades – Contabilidad, en la ficha general en las casillas Período Inicial y Período Final.

Luego ingrese al menú Contabilidad – Cierre de Período, ingrese en Fecha: 31/dic./2016 y haga clic en el botón Aceptar, esto generará un asiento de cierre.

Cierre Avanzado

Si desea realizar el cierre del período siga los pasos indicados a continuación:

Al empezar un nuevo año debe realizar las siguientes actividades el usuario del sistema en el servidor:

1.-Obtener un respaldo de la información Archivo – Guardar  una vez generado el respaldo ir al menú Archivo – Salir o en su defecto ALT+F4.

2.- Crear una nueva empresa. Menú Archivo – Nuevo.

3.- Abrir la empresa nueva. Menú Arhivo – Abrir .

4.- Seleccione todos los archivos que desea copiar, usualmente todos, con la opción Herramientas – Copiar Archivos. En Copiar archivos de: Demostración seleccione la Empresa del año pasado y clic en Aceptar. Si se equivoca en esto se borra los datos. No debe haber visto ni en asientos ni en agregar registros.

5.- Verifique que tenga creado el artículo Saldo Inicial si no lo tiene creelo desde el menú Facturación – Artículos  y asignelo a un grupo de saldos iniciales (cuyo tipo sea saldo inicial) si no lo tiene creelo usando el Menú Facturación – Grupo de Artículos.

6.- Ya creado nos vamos a Herramientas – Actualizar Saldos presionamos el botón Saldos y Costo y el botón Saldos Cxc.

7.- Use el Menú Herramientas – Saldos Iniciales

8.- En Copiar archivos de: Demostración seleccione la empresa del año pasado, en fecha ponemos 31 de diciembre del año pasado

9.- En Saldo Inicial CxC: Saldo Inicial .

10.- Presione Cx Cobrar y Pagar y luego; Inventario y Activo Fijo Activos Fijo si lo tiene.

11.- Ingrese a la opción Herramientas – Actualizar Saldos presionamos el botón Saldos y Costos y el botón Saldos Cxc.

12.- Verifique que los Saldos coincidan use el menú facturación Reportes resúmenes-cuentas por cobrar.

13.- Verifique que el inventario coincida use el menú Facturación – Reportes Inventario Inventario Inventario Costo

14.- El cierre del período contable se lo puede realizar posteriormente, cuando está listo verifique que las opciones de depuración el menú Contabilidad – Lotes – Depuración. Abra la empresa del año pasado, use el menú Contabilidad – Cierre del período. En la empresa del período Actual use Herramientas – Saldo Inicial y presione el botón Balance Inicial para copiar el Asiento de apertura.

Se creará la nueva cuenta de Utilidad del Ejercicio para el nuevo año creado y se asignará en el menú Archivo – Propiedades – Contabilidad en el campo Cuenta de Utilidad:.

NOTA:

La empresa ELIXIR no se responsabiliza si no se obtiene el respaldo requerido, es exclusiva responsabilidad de la persona encargada de realizar el cierre del período. 
Debe tener la Carpeta Respaldo creada en el directorio Latinium.
Es recomendable Actualizar la versión el sistema, los pasos a seguir los puede encontrar en este enlace: http://www.infoelect.net/SoftwareContable/MI/Index.Html 

Para los terminales Latinium 

Para establecer la conexión con la nueva empresa, debemos definirlo accediendo al Menú Archivo – Propiedades – Empresa.

Empresa.- Ingrese el nombre de la nueva empresa

Servidor.- Especifique la instancia del servidor, lo puede hacer por nombre o por ip, en el caso de ser por nombre debe ingresar el nombre de la máquina\instancia del SQL (como aparece en el ejemplo), y por ip (ip del servidor\instancia del sql), por ejemplo: 192.168.0.10\sqlexpress

Reportes.- Copie la misma ruta que aparece en la otra empresa.

Facturación.- Especifique el nombre de la base de datos.

Principal.- Haga clic en la casilla principal, para indicar cual es la empresa que debe cargar por defecto.

Para los Puntos de Venta 

Debe modificar el archivo Usuario, el cual se encuentra en la siguiente ruta: C:\BlasarPos.

Para modificarlo vaya a la ruta indicada anteriormente, haga clic derecho sobre el archivo Usuario.xml, seleccione del menu contextual la opcion Abrir con… Bloc de Notas.

La empresa predefinida es la que esta primera que aparece en el archivo usuario, al igual que el usuario.

Predefinir el Usuario.- entre las etiquetas debe ingresar el nombre del usuario que desee que aparezca primero, los usuarios que cree adicional a este aparacerá en la lista desplegable de la pantalla.

Colocar foto.- Entre las etiquetas ingrese la ruta en la que se encuentra la imagen que desea que aparezca.

Predefinir empresa.- Ubicarse en la palabra Empresa, entre las etiquetas ingrese el nombre de la empresa. En la siguiente línea, entre las etiquetas digite el nombre de la nueva de la empresa. En la proxima linea, entre las etiquetas digite el nombre del servidor con la instancia (FLOR-PC\SQLSERVER2008R2).

Separación de Bases

Generamos un respaldo, archivo guardar de la base antes de hacer cualquier proceso. Para esto se debe ir al menú Archivo – Guardar y dar clic en el botón Aceptar

Dentro de la Base 2016 que se va a realizar el cierre en Contabilidad – Cierre Período.

En la pantalla que se abre damos clic en Avanzado

Dar clic en Actualizar InventarioActualizar cxc y Cxp,  Actualizar Contabilidad.

En el campo Copia de Base de Datos: Digitamos el nombre de la nueva base de datos y dar clic en Crear Copia una vez realizada la copia cerramos la pantalla

Ingresamos a la empresa que se creo Elixir 2017

Vamos a la misma pantalla de cierre de periodo en Contabilidad – Cierre Período el botón Avanzado con la diferencia que ahora vamos a trabajar donde dice Empresa Nueva, dando clic en Cierre.

El sistema solicitará confirmación dar clic en el botón Sí

Aparecerá un mensaje informativo en el que indicará que el archivo esta generado dar clic en Aceptar

Vamos a la pestaña de mensajes, donde nos indica los tiempos del proceso automático y listado de verificaciones, que por seguridad se hace firmar al cliente.

Verificaciones

Video

  1. Revisión de asientos no cuadrados
  2. Revisión de inventario con módulo contable
  3. Revisión de cuentas por cobrar con módulo contable
  4. Revisión de cuentas por pagar con módulo contable

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