Preguntas Frecuentes

Generales

¿Cuántas empresas puedo usar?

El número de empresas es ilimitado por el Programa, pero depende de la capacidad de su disco duro, ya que puede existir una empresa que tenga un tamaño de 200 GB.

¿Cuándo se apaga inadecuadamente la computadora (por ejemplo) que pasa con los datos?

Los datos quedan intactos, hasta el último que registró.

¿Desde cuantos equipos puedo ingresar información simultáneamente?

En el Sistema no existen límites para el ingreso de información simultáneamente. Claro está que el usuario debe regirse al número de licencias autorizadas en el Contrato.

¿Qué base de datos usa el programa?

La versión de SQL SERVER que el usuario desee.

¿Qué tipo de seguridades usa el programa?

El programa tiene mas de 500 opciones de seguridad que pueden ser configuradas a través de 20 Perfiles de Usuarios.

¿Tiene opciones de auditoría?

Sí, el usuario debe definir el Tipo de Auditoría: Auditoría – Auditoría Detallada, desde Propiedades Generales pestaña Complemento.

¿Cuándo tengo un asiento o factura que la deseo copiar que debo hacer?

Debe dar clic derecho sobre el ícono del registro que desea copiar.

¿Tengo la Contabilidad y Facturación en otros programas puedo importar estos datos desde el LATINIUM?

Depende del programa, pero desde los programas más usados en el mercado ecuatoriano existen rutinas creadas en el programa para el traspaso de información de manera transparente y así instantánea.

¿Puedo exportar la información del Sistema Latinium?

Si puede exportar la información a Excel-Word-Pdf

¿Puedo escoger en que impresora imprimir?

Si, para cambiar la impresora predefinida use el menú Archivo y escoja la opción Configurar impresión, y cambie a la impresora deseada.

¿Cuándo hay modificaciones en las leyes o hay mejoras en el programa como puedo obtener la actualización?

Después de que haya adquirido el programa, tiene un año para tener las actualizaciones de la versión sin ningún costo, esto puede ser descargado desde la Internet o adquirirlo en nuestras oficinas.

¿El Sistema me permite agregar Reportes adicionales que haya configurado?

Si, para eso debe ir a Herramientas – Reportes. Le mostrará una pantalla en forma de Tabla donde debe ingresar el Detalle la descripción del Reporte, en la casilla Reporte el nombre del Reporte, seleccionar el Tipo y definir el Grupo. Finalice dando clic sobre el botón Aceptar.

Activos Fijos

¿Cómo ingreso Activos Fijos?

Primero debe crear un grupo de artículos como Tipo “Propiedad Planta y Equipo”. Cree los Artículos y asígnele el Grupo creado como Activo Fijo, luego en pestaña “Activo Fijo” ingrese las Parametrizaciones correspondientes como porcentaje de depreciación, etc.
A continuación debe registrar la Factura de Compra de los Activos, donde debe incluir la Fecha de adquisición en la casilla “Fecha” del documento antes mencionado.

¿Cómo obtengo el Reporte de Depreciación?

Ingrese al menú Facturación – Activos Fijos , se mostrará una Pantalla donde debe presionar el botón “Imprimir”.

¿Cómo asigno las cuentas que afectan la contabilización automática de Activos Fijos?

Las cuentas se las define en Grupo de Artículos de Tipo “Propiedad Planta y Equipo”.

Contabilidad

¿Qué restricciones tiene el código del Plan de Cuentas?

La longitud total del código no puede tener más de 25 caracteres, las cuentas de grupo tienen que terminar con un punto (.), el numero de niveles está limitado por la longitud total del código. Son códigos validos 1.0001.1 o 100.001.0000001 o 1.1.1.1.01.

¿Puedo visualizar el plan de Cuentas en formas de tabla?

Si, en la pantalla del Plan de Cuentas presione el ícono mostrar en forma de tabla.

¿Cómo creo cuentas de presupuesto?

En el plan de cuentas en la casilla presupuesto coloco el código presupuestario, si no existe código presupuestario puede ingresarlo.

¿Cómo obtengo la cuenta de resultados en los balances?

Ingrese al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad , en la ficha General en la casilla Cuenta de Utilidad escoja la cuenta de Utilidad del Ejercicio del listado.

¿Puedo registrar la fecha de varios comprobantes en un solo asiento?

En Archivo – Propiedades – Contabilidad debe poner un visto en Ver Fecha de comprobante, con esto cada línea del Asiento tiene una columna para la Fecha, para realizar la conciliación bancaria activar en Archivo – Propiedades – Contabilidad , en predeterminados poner un visto en Estado de cuenta por fecha de línea de Asiento. Las fechas se escogerán de las filas NO del global del asiento

¿Qué tipo de asientos puedo crear?

-Asientos de Diario

-Comprobantes de Ingreso

-Comprobantes de Egreso

-Notas de Crédito

-Notas de Debito

-Notas de Transferencia.

¿Cómo modifico los comprobantes para adaptarlos al formato de mi empresa?

Los formatos de impresión pueden ser modificados abriendo este directorio: C:\Latinium\Reportes y escogiendo el reporte adecuado. Los nombres de Reportes los puede verificar a través del menú Herramientas – Reportes . Debe fijarse en la columna tipo corresponda a “Contabilidad”.

¿Puedo empezar a trabajar sin tener el Balance Inicial?

Sí, pero es recomendable que cree un asiento con la descripción “Asiento Inicial”, en el cual posteriormente se ingresará el balance inicial. Cuando lo ingresen todos los mayores y balances se actualizarán automáticamente.

¿Cómo cambio la numeración de comprobantes?

Ingrese al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad , opción Numeración.

¿Deseo crear la numeración de los comprobantes de manera manual como puedo realizar esto?

Debe ir al menú Archivo – Propiedades -Contabilidad , opción Numeración, en la casilla “Automático” debe estar sin visto en el comprobante que desee.

¿Cómo veo reportes filtrados por fechas?

En la pantalla de Reportes de Contabilidad , hay la opción desde y hasta, marque la Fecha desde la cual desea ver el Reporte y en la casilla Hasta la Fecha final que desea.

Tengo varias cuentas bancarias con las que realizo las compras ¿Cómo Asigno la Cuenta Caja o Bancos en Compras?

Asígnela a la que mas usa, ya que esta puede ser modificada cuando el asiento se ha creado; también es posible dejarla en blanco.

¿Cómo cambio el nombre del beneficiario cuando el cheque sale a un nombre distinto del de la empresa?

En la Factura – Ficha Entrega, en la casilla recibe se debe poner el nombre del beneficiario. Luego vaya al menú Facturación – Lotes , opción Cuentas por Pagar y aplique el Filtro por Receptor.

¿Cómo puedo impedir realizar modificaciones en asientos que ya he corregido?

Puede utilizar la herramientas “Bloquear Asientos” , que se encuentra dentro del menú Contabilidad, digite la Fecha hasta la cual desea impedir modificaciones y presione el botón  Aceptar.

¿Cómo asignar un Proyecto a un Asiento generado de una Compra?

Debe seleccionar en la Factura de Compra, el proyecto, luego al contabilizar automáticamente se pasa el Proyecto al Asiento.

¿Puedo modificar Códigos de cuentas del Plan de cuentas cuando ya existen movimientos?

No es aconsejable hacerlo, si lo hace es bajo responsabilidad del Usuario. Debe ir a Herramientas – Seguridad – Menú , ubíquese al grupo al que pertenece, Subgrupo Contabilidad – Plan de Cuentas, debe activar la opción “Editar Códigos con Movimientos – NO USAR”.

¿Qué efectos produce el modificar el Código o Descripción de una Cuenta que posee movimientos Contables?

Puede provocar varios efectos:

Si a una Cuenta de movimiento se la hace de Grupo, desaparecen en la pantalla de asientos las líneas correspondientes a estas cuentas.

Si se borra una cuenta desaparecen las líneas de los asientos relacionados con esta cuenta.

Si se cambia el código de la cuenta cambian todos los asientos de la cuenta anterior a la nueva cuenta.

Si se cambia la descripción de la cuenta cambian todos los asientos de la descripción anterior a la nueva descripción.

¿En que afecta el cierre de año?

El cierre de período cubre el paso del Balance de Apertura. La creación del nuevo año para el trabajo en la nueva empresa. Los Saldos Iniciales de cuentas por cobrar y pagar. Listados de Artículos, Clientes, Personal, Propiedades etc. Cuando se hace el cierre de período, no se puede modificar asientos ni facturas o pagos, en la empresa del año anterior porque estos cambios no serán reflejados en la empresa del presente año. En caso de ser necesario se debe corregir en la empresa del año pasado y en la actual.

¿En el reporte de mayor veo un saldo anterior al inicio del período?

En el período de tiempo, seleccione una Fecha de mucho antes en la casilla “Fecha Desde”, póngale “01/01/1900” y verifique si existen registros de años anteriores, si es correcta la Fecha del Asiento, de no ser así debe corregirlo.

¿Cómo cuadrar Cuentas por Cobrar, con los mayores?

Debe obtener el Mayor Contable de la cuenta por cobrar del período. Comparar este saldo con el Reporte Facturación a través del menú Facturación -Reportes Resúmenes , selecciona el Tipo de Reporte “Saldo de Cuenta”, en toda transacción “Venta”, deje activa las demás casillas y escoja el período que desea comparar. Si existe alguna diferencia en el período verifique que se haya contabilizado todos los abonos recibidos y que esté ingresada toda la información de Facturación.

¿Cuáles son las causas para que no cuadre el Mayor de una Cuenta por Cobrar con el saldo de las cuentas?

«>Una factura se editó y se modificó su Forma de pago de contado a crédito o viceversa o se altero el valor y no se generó nuevamente el Asiento

¿Cómo configurar las cuentas para que 5. sea egreso y 6. sea gasto?

En Archivo – Propiedades – Contabilidad en la pestaña General, poner en la casilla “Egreso” los valores 5, 6 .

¿Cómo crear una cuenta de nivel superior en el Plan de Cuentas ejemplo 6. Gastos?

Debe ir al menú Contabilidad – Plan de Cuentas, de un click sobre el ícono Nuevo, al crear finalice con Punto al final en la casilla de “Código”, luego ingrese la “Descripción”, presione el ícono Guardar de esa manera el Sistema la determinará como Cuenta Grupal. No debe olvidar dar click sobre el ícono Genera Arbol, para que reorganice el Plan.

¿Cómo puedo hacer que los usuarios registren fechas solo de un período definido?

Debe ir al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad , en la pestaña General en las casillas “Período Inicial” y “Período Final” debe ingresar el período en el que va a trabajar. Los asientos automáticos no tienen esa restricción y pueden ser creados en Fechas diferentes.

¿Puedo configurar los Proyectos y los Subproyectos para que se definan en cada una de las líneas de los Asientos y no globalmente?

Debe ir al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad , en la Pestaña General debe activar las casillas “Centro de Costo por línea” y “Proyecto por línea”

¿Dónde defino las configuraciones iniciales de códigos y números para contabilidad?

Desde Archivo – Propiedades – Contabilidad , en la Pestaña Numeración.

¿Por qué en la pantalla de Reportes de Contabilidad aparece en Fecha inicial o Fecha Final fechas extrañas?

Al ingresar a la pantalla de Reportes de Contabilidad se carga en Fecha inicial la mínima Fecha que existe en los Asientos ingresados, En fecha final la Fecha máxima.

¿Cómo cambiar los porcentajes de Retención?

Debe ir al menú Facturación – Artículos , ubíquese en la casilla “S.R.I.”, de un clic sobre el botón Buscar, lo llevará al Maestro donde puede modificar los porcentajes.

¿Qué hago cuando no sale la cuenta de retención al crear el Asiento?

Debe ir a Contabilidad – Asignación de Cuenta , en la Pestaña Retenciones de un clic sobre el botón Retención en Fuente – Retención en Iva y realice la asignación de las cuentas.

¿Cómo asignar un proyecto a un asiento generado de una compra?

Escoger el proyecto en la Factura de Compra; al crear el asiento se generará en el asiento tambien o en el asiento lo podemos Editar.

Puede hacer cierre de periodos mensuales

No, Solo ANUALMENTE. Pero se puede hacer bloqueos de registros a cualquier fecha. Para evitar que se registren nuevos asientos en el periodo bloqueado, en archivo Propiedades Contabilidad Ingresar el Periodo Inicial y Final posterior al Bloqueado. En La seguridad debe estar desactivado cambiar periodo dentro de Contabilidad – Asientos.

Facturación

¿Cómo se ingresa el Inventario Inicial?

Primero debe definir cada uno de los artículos, ingrese al menú Facturación y escoja la opción artículos, desde esta pantalla debe ingresar la información como nombre, código y el IVA. Luego debe ir a Facturación – Compras e ingrese las cantidades, y el costo de cada uno de los Artículos.

¿Cómo transformo una Orden de compra en Factura de Compra?

Ingrese al menú Facturación – Orden de Compra , busca la orden de compra deseada y presione el botón transformación, puede modificar cantidades o precios.

¿No tengo el Inventario Inicial puedo ingresarlo posteriormente?

Si, cuando no se tiene el inventario físico inicial, se puede empezar a trabajar con el sistema, pero es recomendable que cree una factura de compra en blanco (para que sea fácilmente ubicada al principio), para posteriormente ingresarlo.

¿Cómo obtengo alertas cuando un Artículo ya está debajo de la cantidad mínima?

Primero debe ingresar desde Facturación – Artículos , en la casilla “Cantidad Mínima” el valor correspondiente. Luego debe ir al menú Archivo – Propiedades – Facturación en la pestaña Contabilidad y habilitar “Alerta de Saldo Mínimo”.

¿Cómo obtengo un reporte de los artículos que necesito reponer?

Ingrese a través del menú Facturación – Reportes de Inventario , Tipo “Inventario” luego seleccione el Reporte Inventario Mínimo y aplique los filtros correspondientes.

¿Cómo puedo dar un descuento a un Grupo de Artículos?

Vaya al menú Herramientas – Cambio de constantes , escoja el grupo deseado y digite en las casillas que corresponden a descuento el porcentaje deseado.

¿Cómo evitar que se repita un número de una Factura de Venta cuando la numeración es manual?

El sistema no admite Número de Facturas Repetidas, al momento de grabar enviará el mensaje de error.

¿Se puede limitar el descuento a ciertos Clientes?

En la Pantalla del Cliente debe llenar el Porcentaje de Descuento aplicable de Contado o Crédito. Luego debe habilitar “Copiar Vendedor y Descuento de Datos del Cliente” a través de Propiedades de Facturación – Predefinido. También puede desde Archivo – Propiedades – Facturación , en la Pestaña Precios, digitar en la casilla “Límite de descuento”, este será un cambio general.

¿Existe la Compra de un artículo pero cuando se obtiene el Kárdex no se muestra?

En este caso debe verificar dos cosas:

-Revise que la Fecha de la Factura este dentro del rango de filtro de Fechas de obtención del reporte del Kárdex.

-Revise que el Grupo del artículo pertenezca al Tipo Inventario, pruebe con el Visto en todo tipo para ver si se soluciona el problema.

¿Cómo creo el Asiento de la Retención?

-La Primera, es mediante un click sobre el ícono de la Compra o Venta, una vez ingresada la Retención se mostrará el desglose del documento incluida la parte de Retención.

-Si desea crear un Asiento Individual de Retención, debe dar click derecho sobre el ícono Retención.

-También puede crear el Asiento Individual de Retención dando click derecho sobre el ícono Retención que se encuentra en las Pantallas de Cuentas por Pagar o Cobrar.

continuación el ejemplo de una de las opciones.

¿Estoy creando el Asiento de Compra pero no se desglosa la Retención?

Compruebe que no exista un Asiento Individual de Retención creado previamente. Si existe deberá eliminar el Asiento de Retención y luego de un click sobre el ícono de esa manera le mostrará el desglose en el Asiento de Compra.

¿Por qué al realizar una Nota de Crédito esto no afecta a saldos?

Las Notas de Crédito se las debe crear a crédito, para que afecte a la factura en la casilla comprobante se debe ingresar el número de Factura a la que afecta. Luego se va a la pestaña Pago, y se da click derecho sobre el botón pago para que afecte.

¿Pueden aparecer las bodegas por nombre?

Si debe activar desde Archivo – Propiedades – Ver , “Ver Nombre de Bodega”. Luego ingrese desde Herramientas – Seguridad – Nombre de Bodega , el nombre y demás configuraciones.

¿Por qué en Ventas está desactivada la Ficha Descuento?

La opción de descuento puede ser restringida mediante las Seguridades. En el Menú Herramientas – Seguridad – Menú , ubíquese en el Grupo al que pertenece y verifique el Subgrupo Ventas opción “Cambiar Descuento”, la casilla “Acceso” si está desactiva, significa que no tiene acceso.

¿Cómo se realiza una Liquidación de Compras?

Debe ir a Facturación – Compras , y en la casilla Tipo de Comprobante debe seleccionar el que dice “Liquidación de Compra”. Se registra normalmente como una Compra.

¿Puedo visualizar en la Devolución de Venta la factura a la que se ha afectado?

Verifique en la casilla “Comprobante” de la Devolución que tenga ingresado el número de Factura de la que se afectó, de ser así el caso de un click sobre el botón , que lo llevará directamente al documento de Venta.

¿No puedo modificar la Fecha de la Factura de Venta?

Debe verificar a través del menú Herramientas – Seguridad – Menú , Subgrupo “Ventas” ubíquese en el Grupo al que pertenece, si están activas las casillas (Acceso) para las opciones: “Editar solo del día”, “Editar Facturas por día de Ingreso” tendrá Restricciones de edición, en ese caso desactívelos.
Si las tiene desactivas, verifique que tenga activa la casilla de acceso para la opción “Editar Facturas Impresas”, si no está actívela.

¿Puedo ingresar Pagos con cheques Posfechados?

En la opción Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar , presionar el ícono Nuevo indicar la Fecha en la que se cobraría el cheque y poner un visto en pendiente.

¿Cómo puedo verificar las Facturas que he pagado de la Caja Chica?

Para eso vaya Facturación – Reportes Resúmenes , seleccione el Tipo de Reporte que va a utilizar por ejemplo “Tipo Factura”. En toda transacción seleccione “Compra”, aplique el filtro de tiempo, luego desactive la casilla “Otro” y a continuación digite el nombre mediante el cual se agrupó al “Comprobante” y de un click sobre el botón Aceptar

¿En donde cambio la Fecha de la Retención, cuando fue emitida posterior a la Fecha de Venta?

Se busca la Factura, de un click sobre el ícono de la Retención, y cámbiela en la casilla “Fecha”.

¿Al generar el Asiento de un Pago o Cobro no me genera un Egreso o Ingreso, sino un asiento?

Verifique si en pantalla de Pago tiene activa la casilla “Asiento”, de ser así el caso desactívela. Si no está activa, vaya al menú Contabilidad – Cuentas Corrientes y verifique cual es el Tipo de Asiento que tiene configurado para esa Cuenta, sea el caso de Egreso como Ingreso.

¿Puedo copiar la nota de la Factura al Asiento?

En Archivo -Propiedades – Facturación en la Pestaña Contabilidad activar la opción Copiar notas a Contabilidad.

¿Se puede tener una referencia del número de Factura en el Asiento?

En el menú Archivo – Propiedades – Facturación en la Pestaña Contabilidad Activar la opción Copiar Número de Factura a Contabilidad. Con esto en la casilla del número del Asiento aparece el número de la factura; al dar clic sobre esta casilla nos lleva a la Factura.

¿Cómo puede hacer que los precios ingresados en Artículo, incluyan el IVA?

En Archivo – Propiedades – Facturación en la Pestaña Precios, active la opción Precio del Artículo incluye IVA. Esto permite que del Precio que se establece en el Artículo se desglose el IVA, por ejemplo $112 de Precio de Artículo, en la Factura se mostrará de Precio 100, IVA 12.

¿Cuándo creo un Artículo automáticamente en la casilla IVA me pone un valor, dónde se define ese porcentaje?

Se define desde Archivo – Propiedades – Facturación , en la pestaña Predefinido en la casilla correspondiente a IVA.

¿Tengo la numeración FAC-1, pero deseo FAC1?

Debe ir a Archivo – Propiedades – Facturación , en la pestaña “Numeración”, en la casilla correspondiente a “Código” debe quitarle el guión (-).

¿Puedo cambiar los precios o el impuesto en una Factura de Venta o el impuesto en una Compra?

Debe ir a Archivo – Propiedades – Facturación , en la pestaña “Precios” verifique que tenga activada las casillas Modificar Impuestos (Compra – Venta) y modificar Precios (Compra – Venta).

¿Cómo impedir que un cliente no exceda el cupo de crédito definido en la ficha del Cliente?

Debe ir a Herramientas – Seguridad – Menú , ubíquese en el Subgrupo “Ventas” y verifique que esté activa la casilla que dice “Limitar Crédito”.

¿Puedo ver en reporte Kardex, el nombre del cliente al que hace referencia dicha factura?

Se lo hace por Herramientas – Reporte y se agrega KardexNombre en el Tipo inventario y el Grupo 2

Tengo muchos artículos (más de 10.000) y el sistema se demora mucho en desplegar la lista desplegable y en ingresar a la pantalla. ¿Cómo puedo acelerar el proceso?

Archivo – Propiedades – Facturación – Ver , quitar el visto en Ver listas de artículos, al presionar el código o la descripción se presentan los códigos parecidos, junto con la descripción, el código alterno y el grupo al que pertenece. Tambien considere descontinuar artículos que ya no existen en bodega.

¿Para qué defino el porcentaje predefinido de Renta en el cliente o Proveedor?

Para que al hacer una retención salga en el porcentaje de retención este porcentaje.

¿Cómo puedo pagar un valor en exceso?

Archivo Propiedades – Facturación – Contabilidad poner un visto en permitir Pago en Exceso.

Roles de Pago

¿Qué datos necesito de los empleados?

La información básica necesaria para generar un Rol de Pagos: Nombre, apellido, fecha de ingreso, sueldo básico, etc. El proporcional de Gastos Mensuales, aplica para la generación del Anexo Rdep.

¿Cómo genero el Rol de Pagos Mensual?

Ingrese el menú Roles – Generar Roles , seleccione el mes deseado, Grupo o Departamento y presione el botón Generar, en caso de existir información adicional que debe ser ingresada por ejemplo multas, etc. debe digitarlas en las casillas correspondientes, al concluir presione el botón Guardar, si necesita corregir alguna información seleccione el mes, grupo o Departamento y presione el botón Editar, una vez corregida de clic en Guardar.

¿Cómo imprimo el Rol de Pagos?

Vaya al menú Roles – Reportes de Roles , escoja en Tipo “Individual”, luego seleccione el mes deseado. En la casilla de Reportes debe seleccionar el Rol Individual, y presione el botón Aceptar si desea de todos los empleados. Si desea de un determinado Grupo, Departamento o Empleado aplique los filtros que mejor le convengan y siga los pasos descritos anteriormente.

¿Qué significa sin sistema de salario neto y con sistema de salario neto?

Con sistema de salario neto, se da cuando el empleado recibe un valor fijo mensual. Sin sistema de salario neto, es el caso más común, en el cual el empleado recibe un sueldo + horas extras + provisiones, etc.

¿Qué se ingresa en fecha de novedad?

La Fecha en la que se produce una novedad como licencia por maternidad o enfermedad, etc.

¿Cómo se puede ingresar nuevos cargos y departamentos?

A través del menú Roles – Personal , dentro de la Ficha Trabajo, frente a las casillas Cargo y Departamento con el botón

¿Una persona que salió por maternidad no aparece en el Rol?

Una de las posibilidades es que hayan llenado en fecha de salida en lugar de en fecha de novedad la salida a maternidad, otra causa puede ser que cambiaran su fecha de ingreso.

En la opción Roles – Generar Roles. ¿Cómo se usa el botón Editar?

Después de generar el rol de un mes se presiona Editar y se accede a la tabla de datos del Rol de Pagos generado, en esta pantalla se debe ingresar información que no proviene de cálculos como el número de horas extras trabajadas, Multas, etc. Para que el sistema recalcule los valores presione nuevamente el botón Generar

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